Segundo o órgão, a aplicação da norma não depende da adesão formal ao programa, mas do tipo de benefício concedido e da forma como ele é operado, nos termos da Lei nº 14.442/2022.

De acordo com o MTE, o objetivo é garantir condições iguais de operação, evitar cobranças indevidas e assegurar que o benefício seja usado exclusivamente para alimentação. 

O ministério afirma que a regulação alcança toda a cadeia envolvida na operação de VA e VR, incluindo empresas emissoras e demais agentes do arranjo de pagamento.

O coordenador-geral do Programa de Alimentação do Trabalhador, Rogério Araújo, afirmou que a norma “não se restringe às empresas cadastradas no PAT” e alcança todas as operações regidas pela Lei nº 14.442/2022. 

Na mesma linha, o MTE sustenta que o decreto se aplica ao benefício de alimentação ou refeição e à forma de uso, e não ao fato de a empresa estar ou não inscrita no programa.

Regras passam a valer para todos os operadores de VA e VR

O Decreto nº 12.712/2025 alterou o Decreto nº 10.854/2021 e estabeleceu parâmetros e condições para a oferta e a operacionalização do auxílio-alimentação e do auxílio-refeição. 

O texto prevê expressamente, em seu artigo 4º, que suas disposições se aplicam, no que couber, às modalidades previstas na Lei nº 14.442/2022.

Na prática, isso significa que empresas que operam benefícios fora do PAT também devem observar as novas regras comerciais e operacionais. O entendimento foi reiterado pelo MTE em nota publicada em 24 de março de 2026.

Teto da taxa de desconto é de 3,6%

Uma das mudanças centrais do decreto é a limitação da taxa de desconto cobrada de restaurantes, supermercados e outros estabelecimentos credenciados. O teto do MDR foi fixado em 3,6%. 

O governo também informou, quando da publicação do decreto, que a medida busca reduzir custos de intermediação e ampliar a concorrência no setor.

Além disso, o decreto prevê prazo máximo de 15 dias corridos para a liquidação das operações, reduzindo o tempo de repasse aos estabelecimentos comerciais. Essas exigências passaram a valer após o prazo de adaptação previsto no próprio decreto.

Cobranças extras e diferenciação entre saldos são vedadas

O MTE também reforçou que é irregular dividir o saldo do trabalhador em categorias distintas, como “Auxílio PAT” e “Auxílio CLT”, para praticar taxas diferentes ou alongar o prazo de repasse aos estabelecimentos. 

Segundo o ministério, essa prática cria distinções indevidas entre beneficiários e estabelecimentos e contraria a exigência de regras uniformes e integração entre os sistemas de pagamento.

O decreto ainda veda a cobrança de taxas adicionais, como adesão, anuidade ou outros encargos extras que onerem os estabelecimentos comerciais, além de proibir rebates e deságios, ou seja, vantagens financeiras indiretas concedidas às empresas contratantes. 

Essas vedações foram destacadas pelo governo na regulamentação do novo marco.

Benefício deve ser usado apenas para alimentação

Outro ponto reforçado pelo MTE é a finalidade do benefício. O auxílio-alimentação e o vale-refeição só podem ser usados para garantir a alimentação do trabalhador. 

A Lei nº 14.442/2022 já determina que o auxílio-alimentação seja utilizado exclusivamente para pagamento de refeições em restaurantes e estabelecimentos similares ou para aquisição de gêneros alimentícios em estabelecimentos comerciais.

Com isso, o uso dos recursos para custear serviços como academias, programas de cashback ou outros benefícios sem relação com alimentação, especialmente quando financiados com valores cobrados dos comerciantes, é tratado pelo MTE como desvio de finalidade e prática ilegal.

Descumprimento pode gerar multa e perda de incentivos

Segundo o MTE, o descumprimento das regras do Decreto nº 12.712/2025 pode resultar em penalidades para operadoras, empresas contratantes e estabelecimentos comerciais. As multas variam de R$ 5 mil a R$ 50 mil e podem ser dobradas em caso de reincidência ou de embaraço à fiscalização.

Além das multas, o ministério informou que as empresas podem perder incentivos fiscais relacionados ao benefício, como a dedução no Imposto de Renda da Pessoa Jurídica, o credenciamento no PAT, quando aplicável, e a isenção de encargos sociais sobre os valores pagos aos trabalhadores. _

A exigência, que inicialmente foi aprovada em agosto de 2024 e deveria entrar em vigor em maio de 2025, vem sendo postergada desde então, poderia passar por mais uma revisão de cronograma.

A proposta em análise busca dar mais tempo para que empresas se adaptem às novas diretrizes, que exigem a identificação, avaliação e controle de fatores relacionados à saúde mental no ambiente corporativo. A mudança faz parte do Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR), obrigatório para empregadores, e amplia o escopo da gestão de riscos ocupacionais.

Segundo a sinalização do governo, há uma nova pressão dos empregadores para prorogar a data. O objetivo do possível adiamento é permitir maior maturidade na aplicação da norma, além de promover ajustes técnicos e operacionais para facilitar a implementação, especialmente entre pequenas e médias empresas, que já tiveram quase dois anos para adaptação.

No entanto, o ministro do MTE, Luiz Marinho, afirmou: "quando nós postergamos de maio do ano passado para maio deste ano não era para as empresas esperarem passar mais 12 meses para começarem a olhar".

NR-1 saúde mental: entidades pressionam contra adiamento

Enquanto o governo discute a postergação, um grupo de oito entidades da área de saúde e segurança do trabalho entregou ao ministro do Trabalho e Emprego, Luiz Marinho, uma carta em que pede a aplicação imediata das regras previstas na Norma Regulamentadora nº 1 (NR-1), com penalização às empresas que não implementarem as mudanças relacionadas à saúde mental dos trabalhadores.

Na avaliação das entidades, não há motivo para uma nova prorrogação. “Desde a publicação da norma, em agosto de 2024, com prazo inicial de 274 dias, até a prorrogação estabelecida pela Portaria MTE nº 765/2025, já se somam quase dois anos de preparação. Nesse contexto, não se sustenta a alegação de falta de tempo para justificar uma nova prorrogação da norma”, afirmam as associações.

Essas organizações defendem que o cenário atual do mercado de trabalho, marcado por aumento de afastamentos por transtornos mentais e maior incidência de riscos psicossociais, exige medidas imediatas. Para as entidades, adiar a norma pode comprometer avanços importantes na prevenção de doenças ocupacionais e na promoção de ambientes de trabalho mais seguros.

Além disso, as associações argumentam que muitas empresas já iniciaram processos de adequação às exigências da NR-1 e que um novo adiamento poderia gerar insegurança jurídica e descontinuidade nas ações de gestão de riscos.

Outro ponto destacado é a necessidade de alinhamento do Brasil a práticas internacionais, que já consideram os riscos psicossociais como parte essencial da saúde ocupacional. Nesse sentido, as entidades reforçam a importância de manter o cronograma e avançar na consolidação de políticas voltadas à saúde mental no trabalho._

O pagamento dos valores segue calendário ao longo do ano. Os primeiros repasses contemplam solicitações realizadas até o fim de fevereiro, enquanto novos pedidos seguem cronograma escalonado, com datas definidas conforme o momento da solicitação.

De acordo com dados do governo, o valor médio disponível gira em torno de R$ 2,8 mil por beneficiário, podendo variar conforme o histórico de contribuições e remuneração da época.

É necessário atenção ao prazo final: os pedidos podem ser realizados até setembro de 2028. Após essa data, os recursos não resgatados serão incorporados ao Tesouro Nacional.

Consulta pode ser feita online em poucos passos

A verificação dos valores disponíveis pode ser realizada por meio da plataforma Repis Cidadão ou pelo aplicativo do FGTS. Para acessar, é necessário possuir conta gov.br com nível de segurança prata ou ouro.

No sistema, o usuário deve informar o Número de Identificação Social (NIS), dado que pode ser encontrado em documentos como carteira de trabalho, extratos do FGTS ou plataformas oficiais como o Meu INSS.

Após o acesso, o próprio sistema informa se há saldo disponível e apresenta as orientações para solicitação do ressarcimento.

Procedimento de saque pode ser feito pelo app ou presencialmente

O pedido de retirada dos valores pode ser realizado diretamente pelo aplicativo do FGTS ou em uma agência da Caixa Econômica Federal.

No ambiente digital, o contribuinte deve acessar a área de ressarcimento do PIS/Pasep, anexar os documentos exigidos e acompanhar o andamento da solicitação.

Para pedidos feitos pelo titular, é necessário apenas documento oficial de identificação. Já nos casos de herdeiros, são exigidos documentos adicionais que comprovem o direito ao saque, como certidões ou autorizações legais.

Profissionais contábeis devem orientar sobre prazos e regularidade cadastral

A liberação dos valores exige atenção quanto à identificação correta do beneficiário, especialmente em casos de dependentes ou sucessores. A análise documental pode impactar o prazo de liberação dos recursos.

Além disso, a exigência de conta gov.br com nível de segurança elevado reforça a necessidade de regularização cadastral dos contribuintes, o que pode demandar suporte técnico.

Outro ponto relevante é o acompanhamento do calendário de pagamentos, que varia conforme a data do pedido. A correta orientação pode evitar atrasos no recebimento e retrabalho no processo.

Pagamento segue calendário após análise

Após o envio do pedido, a Caixa realiza a análise das informações e encaminha os dados ao Ministério da Fazenda. O valor é liberado posteriormente em conta bancária vinculada à Caixa ou por meio de poupança social digital.

O prazo para recebimento depende da data de solicitação, conforme cronograma definido pelo governo._

Mas, na prática, o que esse novo manual diz?

Riscos psicossociais entram de vez na gestão de SST

O principal avanço está nas diretrizes para identificar, avaliar e gerenciar riscos psicossociais dentro do PGR. Isso inclui fatores como estresse, sobrecarga de trabalho, assédio, falta de clareza nas funções e falta de suporte organizacional.

Esses riscos agora precisam ser identificados, avaliados e controlados dentro do mesmo processo aplicado aos riscos físicos, químicos, biológicos e ergonômicos.

Mais responsabilidade e menos espaço para improviso

O manual reforça que não basta apenas reconhecer os riscos. As empresas devem demonstrar:

Critérios claros de identificação dos riscos psicossociais

Metodologias adequadas e documentadas

Planos de ação com acompanhamento contínuo

Integração ao PGR (Programa de Gerenciamento de Riscos)

Isso eleva o nível de exigência e reduz a margem para abordagens superficiais ou apenas documentais.

Além disso, existe um fator crítico: o prazo para adequação. As empresas têm até 26 de maio de 2026 para se ajustar às novas exigências da NR-1, incluindo a gestão dos riscos psicossociais.

Isso significa que empresas que ainda não iniciaram a revisão de seus processos de SST já estão com o cronograma apertado.

Impacto direto na rotina de contadores e profissionais de DP/RH

Com a nova abordagem, contadores e profissionais de departamento pessoal passam a ter um papel ainda mais estratégico. Os clientes vão demandar orientação não só sobre obrigações legais, mas também sobre como estruturar e organizar processos internos, para que estejam em conformidade com as exigências do governo.

Ignorar essas mudanças pode gerar riscos jurídicos, autuações, processos trabalhistas e multas significativas por infração.

Alerta para MEIs, MEs e EPPs: Ninguém fica de fora 

Um ponto de atenção crucial para o profissional contábil e empresário: o novo manual consolida que a Avaliação Ergonômica Preliminar (AEP) é obrigatória para todas as organizações e situações de trabalho, sem exceção. Isso significa que mesmo os micro e pequenos negócios devem gerenciar ativamente os fatores ergonômicos e psicossociais. Negligenciar essa etapa pode comprometer a conformidade legal e expor as empresas a riscos de autuações e passivos trabalhistas evitáveis.

Fiscalização exigirá participação real dos trabalhadores na gestão de saúde mental 

A partir de maio de 2026, o "documento de gaveta" torna-se irrelevante; especialistas alertam que metodologias de aferição de riscos psicossociais precisam de rigor científico e garantia de anonimato para serem válidas.

De acordo com Édipo Vasconcellos, Diretor Executivo da Apta ST, a escolha da metodologia de avaliação é o que garantirá a segurança jurídica da organização perante a inspeção. Ele destaca três pilares fundamentais para que o diagnóstico seja considerado tecnicamente robusto:

Anonimato e Confidencialidade: Sem a garantia absoluta de que não haverá represálias, as respostas tendem a ser enviesadas, destruindo a validade estatística do levantamento.

Aderência Mínima: A amostra de colaboradores participantes deve ser representativa e estar em conformidade com o rigor estatístico exigido pelo método escolhido.

Domínio do Método: O profissional responsável — seja do SESMT, psicólogo ou consultor — deve dominar a ferramenta para interpretar os dados dentro do contexto real da cultura organizacional.

Édipo reforça que o sucesso da gestão de riscos psicossociais depende de um processo que transmita confiança e seja de fácil acesso. "Conversamos com diversos grupos empresariais e percebemos que o maior obstáculo é o medo do colaborador de que seus gestores tenham acesso às respostas", explica.

Além do receio de retaliação, barreiras tecnológicas, como o uso exclusivo de e-mails corporativos, costumam travar o engajamento em setores operacionais. "Por isso, desenvolvemos ferramentas totalmente integradas ao WhatsApp, que hoje é o canal universal de comunicação no Brasil. Isso aumenta a taxa de resposta e garante o sigilo necessário para um diagnóstico fiel à realidade da empresa", complementa o executivo.

O desafio agora é sair da teoria e ir para a prática

A atualização da NR-1 e a publicação do novo manual pelo MTE deixam claro que a gestão de riscos ocupacionais evoluiu. Hoje, não se trata apenas de cumprir uma obrigação, mas de estruturar ambientes de trabalho mais seguros, sustentáveis e preparados para os desafios atuais.

Empresas e contadores que entendem esse movimento e se adaptam rapidamente ganham não só em conformidade, mas também em eficiência, reputação e prevenção de riscos. Quem se antecipar sai na frente. Quem ignorar vai pagar — em multas, em processos e em perda de talentos._

A administração tributária projeta um intervalo de até 4 dias para que o extrato fique acessível após o envio nesse período inicial. 

Com a normalização do fluxo de entregas, a tendência é de que a análise das declarações e a liberação dos dados passem a ocorrer em prazo reduzido, geralmente em até 24 horas.

O cronograma oficial estabelece que a entrega da declaração deve ser feita entre 23 de março e 29 de maio. A expectativa é de que cerca de 44 milhões de contribuintes cumpram a obrigação neste exercício. 

O envio pode ser realizado por diferentes canais, incluindo o programa gerador, o ambiente online do e-CAC e o aplicativo Meu Imposto de Renda.

O extrato funciona como um painel de acompanhamento da declaração, permitindo verificar o andamento do processamento, a existência de inconsistências e a posição na fila de restituição, quando aplicável.

Rotinas contábeis exigem acompanhamento contínuo do processamento

Para profissionais da contabilidade, o acompanhamento do extrato da declaração representa uma etapa estratégica na gestão das obrigações fiscais dos clientes. A análise frequente permite identificar rapidamente divergências apontadas pelo Fisco e direcionar a correção antes que a situação evolua para notificações formais.

A atuação preventiva reduz o risco de retenção prolongada em malha fiscal e evita impactos no fluxo de caixa, especialmente nos casos em que há expectativa de restituição. Além disso, o monitoramento possibilita melhor organização de prazos e priorização de atendimentos em períodos de maior demanda.

Outro ponto relevante é o efeito da retificação na ordem de pagamento das restituições. Ao enviar uma declaração corrigida, o contribuinte é reposicionado ao final da fila, o que exige planejamento e comunicação clara com o cliente. As prioridades legais, no entanto, seguem mantidas conforme a legislação.

Acompanhamento do extrato reduz riscos fiscais e retrabalho

A consulta periódica ao extrato é uma prática essencial para identificar eventuais divergências entre as informações prestadas e os dados apurados pela Receita Federal. Quando há apontamentos de inconsistência, o contribuinte deve realizar ajustes por meio de declaração retificadora.

Esse procedimento exige a utilização do número do recibo da entrega original e a correção das informações indicadas como divergentes. A regularização tempestiva evita o prolongamento da permanência em malha fiscal e contribui para a conclusão do processamento.

No contexto contábil, o monitoramento contínuo permite atuação preventiva, reduzindo riscos de autuações e auxiliando no planejamento financeiro do contribuinte, especialmente no que se refere ao recebimento de restituições ou à quitação de eventuais débitos.

Cabe destacar que, ao transmitir uma declaração retificadora, o contribuinte perde a posição original na fila de restituição, sendo reposicionado ao final. As prioridades legais, como as concedidas a idosos, permanecem asseguradas.

Para consultar as informações da declaração, o acesso ao e-CAC deve ser feito com conta gov.br que possua nível de segurança prata ou ouro. Após o login, o usuário deve localizar a área “Meu Imposto de Renda”, onde estão disponíveis os dados do processamento.

Receita estabelece limites para acessos automatizados

Medidas implementadas pela Receita Federal desde 2025 passaram a restringir o volume de acessos automatizados ao sistema. A iniciativa foi adotada diante do uso intensivo de aplicações por grandes organizações.

As regras permitem que sistemas automatizados operem entre 8h e 24h, respeitando um teto de requisições por segundo. Demandas superiores são autorizadas apenas fora desse intervalo. Já os acessos realizados diretamente por usuários não possuem limitação de horário, embora possam exigir etapas adicionais de verificação.

Situações exibidas no extrato da declaração

Durante a consulta, o sistema pode apresentar diferentes classificações sobre o status da declaração. Entre as principais, estão:

Não entregue: ausência de envio da declaração

Em processamento: documento recebido, em análise

Omissão de entrega: obrigação existente sem envio realizado

Aguardando análise: declaração na fila de processamento

Com inconsistências: indícios que podem levar à malha fiscal

Intimação ou notificação: solicitação de documentos ou lançamento realizado

Em análise documental: verificação de documentos apresentados

Em fila de restituição: valor devido apurado, aguardando liberação

Processamento concluído: situação final com indicação de imposto a pagar ou restituir

Cancelada: declaração sem validade, por solicitação ou decisão administrativa

Análise manual: verificação detalhada em curso

Substituída: declaração original alterada por versão retificadora

A correta interpretação dessas situações permite ao contribuinte agir com mais precisão diante de eventuais pendências e acompanhar o andamento do processamento junto ao Fisco._